9 claves para un sistema de trabajo híbrido exitoso

Mientras en 2020 el trabajo remoto fue la tónica que siguieron las empresas a causa del coronavirus, este 2021 el modelo híbrido es la tendencia que muchas compañías están adoptando. Para que funcione bien, se deben tomar ciertas medidas que aquí revisamos.

Para algunos el teletrabajo fue un sistema que los perjudicó; no lograban concentrarse como lo hacían en su oficina, su conexión a internet fallaba, sus tareas en la casa se multiplicaron y, por lo mismo, terminaban sus funciones laborales muy tarde. Sin embargo, era la única alternativa viable ante las cuarentenas que se aplicaron el año pasado.

Si bien la pandemia continúa, hoy existe mayor libertad de tránsito, las cuarentenas no son tan estrictas y el 74,99% de la población objetivo ha recibido su primera dosis de la vacuna contra el SARS-CoV-2; por lo que muchas personas, están retornando a sus oficinas obligatoria o voluntariamente.

Por otra parte, hay un grupo que se vio favorecido al trabajar desde sus casas, ya sea por la flexibilidad horaria que este sistema conlleva o por no tener que trasladarse por horas hasta sus oficinas, entre otras razones. A ellos se suman los que prefieren tener un poco de ambos sistemas, es decir, los que prefieren el sistema híbrido.

Frente a estos grupos con necesidades tan diferentes, las empresas deberán implementar medidas para que todos realicen sus funciones sin problemas, ya que muchos anticipan que este sistema híbrido no se irá. 

A nivel global, de acuerdo al informe del Instituto de Investigación Capgemini, que entrevistó a 500 organizaciones y 5 mil empleados en todo el mundo, el 75% de las organizaciones esperan que al menos el 30% de sus empleados trabajen de forma remota, mientras que más del 30% espera que el 70% de su fuerza laboral trabaje bajo este sistema. Por su parte, la mitad de los empleados reveló que renunciaría si el trabajo remoto fuera la única opción que se les ofrecía.

Algunas recomendaciones 

A pesar de que el trabajo híbrido es más flexible y se adapta mejor a las necesidades de cada persona que el modo remoto exclusivo, este sistema puede ser difícil de implementar para algunas organizaciones. Aquí algunas claves para que funcione bien:  

1. Todos los empleados deben manejar la misma información. Los canales de comunicación deberían ser los mismos para todos los trabajadores, ya sea por correo electrónico, Telegram, WhatsApp u otras plataformas online. La idea es evitar los avisos que se dan exclusivamente en la oficina y prevenir problemas porque solo a algunos les llegó un mensaje.
   
   
2. Se deben generar instancias para las relaciones entre colegas. Buscar la unidad entre los empleados es una muy buena manera de evitar, o disminuir, la soledad que puedan sentir los trabajadores que están vía remota. Crear instancias de conexión de manera virtual o presencial fortalecerá al equipo. Es importante que la oficina sea un lugar de encuentro, donde todos sean bienvenidos, sin importar si van todos los días, dos días a la semana o tres veces al mes.
   
   
3. Todos los programas y archivos de la empresa deben estar en línea. No puede haber plataformas de trabajo que solo funcionen desde una oficina en particular, deberían poder ser utilizadas desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Del mismo modo, todos los archivos, información y recursos de la empresa, deben estar disponibles para todos, bajo las respectivas medidas de seguridad.
   
4. Las reuniones se deben realizar por videollamada. Para no excluir al grupo de empleados que trabaja desde su hogar, se deben privilegiar  las reuniones virtuales a través de Zoom, Google Meet, Skype u otra plataforma que cumpla la misma función. Se deben programar con tiempo, enviando el enlace correspondiente por correo electrónico, y quienes estén en la oficina también deberían unirse a través de sus computadores.
   
5. Se deben buscar nuevas formas de evaluar el desempeño de los trabajadores. Al no poder ver cómo realizan sus labores los empleados que están vía remota, el supervisor a cargo debe evaluarlos según las tareas y objetivos que vayan cumpliendo en un determinado periodo de tiempo, considerando que esas labores efectivamente puedan ser ejecutadas en la jornada laboral del empleado, y así no sobrecargar sus funciones.
   
6. Debe haber un esfuerzo por comprender las necesidades personales de los equipos. Con el objetivo de saber cómo se sienten los trabajadores bajo esta flexibilidad, si están cómodos o quieren cambiar algo, los supervisores a cargo deben crear instancias individuales para entregar y recibir esta retroalimentación. La idea es compartir cuáles son los desafíos a los que se enfrentan ambas partes, entablar conversaciones y debatir para establecer mejores prácticas a futuro.
   
7. El diseño debería ser el resultado del equipo en conjunto. Es responsabilidad de los directivos darse el tiempo de conocer y entender qué funciona mejor para cada integrante, así como escuchar sus necesidades de coordinación y cooperación. Por lo que se aconseja que los empleados participen en el diseño de este sistema, que se sientan escuchados, que sepan qué opinan sus colegas y que los cambios que se realicen sean el resultado de la cooperación del equipo completo.
   
8. Es responsabilidad de todos coordinar el trabajo con los demás miembros del equipo. Gran parte de las funciones de un empleado involucran a sus colegas. Entre todos conforman una cadena y si alguno falla o se retrasa, todo el equipo queda en espera. Si bien es un problema que puede ocurrir siempre, sin importar que todos compartan el mismo espacio físico, es más fácil que ocurra cuando algunos tienen un horario flexible. Para que esto no pase, existe una serie de plataformas y herramientas de coordinación para alinear horarios y/o tareas, como Trello, TeamWork, Evernote y Notion.
   
9. Se deben definir normas y reglas claras. Tanto los que seguirán de manera remota como los que adoptarán un sistema de trabajo híbrido, deben conversar con sus supervisores y directivos sobre sus derechos y deberes, sobre cuáles serán sus funciones, qué es lo que espera la empresa de ellos y cómo lograr que todo funcione bien para ambas partes. 

En resumen, para que este nuevo sistema de trabajo funcione es fundamental lograr una buena comunicación y coordinación entre las partes, para así asegurarse que tanto el trabajo en la casa como en la oficina sea agradable, estimulante y productivo.

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